Elektronická fakturace EDI / ISDOC

Elektronická komunikace obecně je již dnes běžným nástrojem pro výměnu dat mezi různými subjekty. 

EDI komunikace

EDI je elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange). Je to moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. Cílem EDI je tedy postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tak náklady spojené s jejich výměnou a současně zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty „papírové“. Pomocí EDI mohou být propojeny různé informační systémy vně i uvnitř společnosti.

Modelový příklad

Objednatel ve svém informačním systému pořídil objednávku. Přes komunikační rozhraní EDI pošle objednávku dodavateli, který používá ekonomický systém Hamonik. Dodavatel si objednávku načte v modulu Expedice/Výroba. Přijatou objednávku zpracuje - potvrdí objednané množství (v případě, že zboží nemá na skladě, může rovnou vygenerovat EDI objednávku svému dodavateli), datumy expirací, apod. Z vyřízené objednávky následně vystaví dodací list a fakturu. Tyto elektronické doklady může zpětně poslat objednateli pomocí EDI.

Jak je patrné z modelového příkladu, nejčastěji se používá pro objednávky, fakturace a dodací listy. Zprávy EDI ale mohou obsahovat i další elektronické doklady, např. avízo dodávek nebo příjmeky

Elektronická výměna dokladů je nejen rychlejší, ale také mnohem levnější.

Cílem EDI je postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tak náklady spojené s jejich výměnou a současně zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty „papírové“. Pomocí EDI mohou být propojeny různé informační systémy vně i uvnitř společnosti.

Použítí v programu Harmonik

Nastavení EDI komunikace v ekonomickém systému Harmonik je velmi snadné. Každý subjekt, který se zapojí do elektronické EDI komunikace dostane přidělený svůj unikátní EAN kód. Kromě něho se EAN kódy přiřazují také místům, tedy např. sídlům společnosti, skladům, prodejnám apod. Všechny tyto EAN kód, popisující společnost, lze zadat v Adresáři firem do připravených políček. Pokud má firma více dalších adres, je možné i k těmto adresám přiřadit nejenom EAN kódy místa společnosti, ale také např. časy závozů apod.

V číselníku komunikace EDI se vybraným firmám přiřadí typ zpráv pro komunikaci - různé subjekty mohou používat jiný formát než základní, upravený svým potřebám, např. se může lišit zpráva faktura (INVOIC) pro Makro nebo AHOLD apod. Při příjmu EDI objednávky je potřeba specifikovat dokladovou řadu, pod kterou se bude objednávka načítat do modulu Expedice/Výroba.

Posledním krokem v nastavení je přiřazení EAN kódů skladovým kartám. Nastavení se provede v číselníku skladových karet EDI. Ke skladové kartě, která je evidována pod interním číselm, je možné přiřadit EAN kód komunikace, a to buď jako obecný kód, použitelný pro všechny společnosti nebo zadat kód platný pro konkrétní DIČ. Je také možné přiřadit jedné skladové kartě více EAN kodů, platných pro různé typy zpráv (jiný EAN kód v komunikaci fakturace a jiný pro dodací listy).

Exporty / importy EDI zpráv se provedou jednoduše v příslušných modulech - Fakturace, Dodací listy, Expedice/Výroba, přes nabídku v menu. 

ISDOC elektronické dokumenty

ISDOC je formát elektronické fakturace, který umožňuje bezpapírovou výměnu faktur a dalších dokladů, jejich rychlé zpracování a přenositelnost mezi podniky, veřejnou správou i soukromými osobami. ISDOC je český formát, který vznikl společnou deklarací výrobců ekonomických a ERP systémů v roce 2008.